متطلبات ZATCA لحفظ الفواتير الإلكترونية وأرشفتها في متاجر WooCommerce

يجب على المنشآت في السعودية الاحتفاظ بالفواتير الإلكترونية والسجلات الضريبية المرتبطة بها لمدة لا تقل عن 6 سنوات من نهاية الفترة الضريبية التي تخصها، مع تطبيق مدة أطول على بعض سجلات الأصول الرأسمالية. المصدر: اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، المادة 66. تسمح ZATCA بحفظ السجلات إلكترونيًا، بما في ذلك التخزين السحابي، وفق متطلبات الوصول إلى السجلات من داخل المملكة وسلامتها والصيغ الإلكترونية المحددة. المصادر: الإرشادات التفصيلية للفوترة الإلكترونية، القسم 5.4، والإرشادات التفصيلية للفوترة الإلكترونية، القسم 5.5، والأسئلة الشائعة عن الفوترة الإلكترونية.

بالنسبة لمتجر WooCommerce، يعني ذلك الاحتفاظ بالمستندات الإلكترونية الأصلية وإمكانية الرجوع إليها بعد إتمام الطلب أو رد المبلغ أو نقل المتجر إلى شركة استضافة أخرى.

مدة الاحتفاظ بالفواتير الإلكترونية

تنص المادة 66(1) من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة على الاحتفاظ بالفواتير والسجلات المحاسبية والمستندات المؤيدة لمدة لا تقل عن 6 سنوات من نهاية الفترة الضريبية التي تتعلق بها. المصدر: اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، المادة 66

تبدأ مدة الحفظ من نهاية الفترة الضريبية التي يرتبط بها السجل، وليس بالضرورة من تاريخ إصدار الفاتورة. ويجب مراعاة هذا الفرق عند تحديد السجلات القديمة التي يمكن حذفها بعد انتهاء مدة الاحتفاظ بها.

تتضمن المادة 66 أيضًا حكمًا مختلفًا للسجلات المتعلقة بالأصول الرأسمالية. ويجب الاحتفاظ بهذه السجلات طوال فترة التعديل الخاصة بالأصل الرأسمالي وفق المادة 52، إضافة إلى 5 سنوات تُحسب من تاريخ اقتناء الأصل.

المصدر: اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، المادة 66

تؤكد الأسئلة الشائعة المنشورة من ZATCA أن الفواتير الإلكترونية تخضع لمدد الاحتفاظ المحددة في اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة. ولا تحدد هذه الأسئلة مدة أقصر مستقلة للفواتير الإلكترونية.

المصدر: الأسئلة الشائعة عن الفوترة الإلكترونية لدى ZATCA

تعامل مع مدة 6 سنوات باعتبارها الحد الأدنى العام للحفظ، وليس موعدًا تلقائيًا لحذف السجلات. وراجع أي متطلبات إضافية تنطبق على سجلات منشأتك قبل إزالتها من الأرشيف.

المستندات التي يجب الاحتفاظ بها

تربط لائحة الفوترة الإلكترونية بين الفواتير والإشعارات الإلكترونية وبين أحكام حفظ السجلات الواردة في المادة 66. وتطبق المادة 4 من اللائحة الأحكام القائمة المتعلقة بالفواتير الضريبية وحفظ السجلات على الفواتير الإلكترونية والإشعارات المرتبطة بها.

المصدر: لائحة الفوترة الإلكترونية، المادة 4

يلزم القسم «خامسًا» من قرار تطبيق الفوترة الإلكترونية المكلفين بحفظ الفواتير والإشعارات الإلكترونية والبيانات المرتبطة بها. كما يلزمهم بتقديم هذه السجلات إلى ZATCA عند طلبها لأغراض التحقق.

المصدر: قرار تطبيق الفوترة الإلكترونية، قرار المحافظ رقم 62738

بالنسبة لمتجر WooCommerce، احتفظ بأرشيف يشمل:

• الفواتير الإلكترونية الصادرة للطلبات المدفوعة.
• الإشعارات الدائنة الإلكترونية الصادرة عند رد المبالغ.
• مستندات XML الأصلية الموقعة إلكترونيًا.
• بيانات الفواتير اللازمة لتحديد كل مستند واسترجاعه.
• استجابات ZATCA المتاحة، حتى تتمكن من مراجعة ما حدث عند إرسال كل مستند.

تستند العناصر 4 الأولى إلى متطلبات حفظ السجلات والفواتير الإلكترونية المنشورة. أما الاحتفاظ باستجابات واجهة ZATCA البرمجية إلى جانب المستندات، فهو إجراء عملي إضافي. ولا تحدد المصادر الرسمية المذكورة مدة مستقلة لحفظ ملفات هذه الاستجابات بصفتها مستندات منفصلة.

الصيغة الإلكترونية المطلوبة للحفظ

تستخدم المرحلة الثانية (الربط والتكامل) فواتير إلكترونية ذات بيانات منظمة. وينص قرار تطبيق الفوترة الإلكترونية، الصادر بقرار المحافظ رقم 62738 بتاريخ 23/11/1443هـ (النسخة الإنجليزية الصادرة في مايو 2023)، على استخدام XML لإنشاء الفواتير وإرسالها خلال مرحلة الربط والتكامل. كما يسمح باستخدام PDF/A-3 المضمن فيه ملف XML بوصفه صيغة اختيارية قابلة للقراءة عند مشاركة الفاتورة.

المصدر: قرار تطبيق الفوترة الإلكترونية، قرار المحافظ رقم 62738 يوضح القسم 5.4 من الإرشادات التفصيلية أن النظام يجب أن يدعم حفظ الفواتير والإشعارات الإلكترونية وأرشفتها بصيغة XML دون الحاجة إلى اتصال بالإنترنت. المصدر: الإرشادات التفصيلية للفوترة الإلكترونية، القسم 5.4

احتفظ بملف XML الأصلي، ولا تعتمد على نسخة ورقية أو صورة لرمز QR وحدها. تساعد النسخة المخصصة للعميل على قراءة الفاتورة، لكن الأرشيف يجب أن يحتفظ بالمستند الإلكتروني المنظم الذي تتطلبه ZATCA.

أسماء ملفات الأرشفة عند التصدير

يحدد الملحق 1 من قرار تطبيق الفوترة الإلكترونية أن أسماء ملفات الفواتير والإشعارات المصدرة لأغراض الأرشفة يجب أن تتضمن:

• الرقم الضريبي للبائع.
• تاريخ إصدار المستند.
• وقت إصدار المستند.
• الرقم المرجعي للفاتورة أو الإشعار.

المصدر: قرار تطبيق الفوترة الإلكترونية، قرار المحافظ رقم 62738

يحدد القسم 14 من معيار تطبيق الفاتورة الإلكترونية بصيغة XML الصادر عن ZATCA نمط اسم الملف التالي: SellerVAT_YYYYMMDDTHHMMSS_IRN.xml. وتُستبدل الأحرف الموجودة في رقم الفاتورة التي ليست حروفًا أو أرقامًا بعلامة -. وتورد ZATCA المثال التالي: 3xxxxxxxxx1xxx3_20210526T132400_2021-05-26-23555.xml.

المصدر: معيار تطبيق الفاتورة الإلكترونية بصيغة XML، القسم 14

يتبع رصيدو Pro هذا النمط عند تصدير ملفات XML الموقعة داخل أرشيف ZIP. ويقرأ الرقم الضريبي للبائع وتاريخ الإصدار ووقته ورقم الفاتورة من كل مستند XML موقع. وتوضع ملفات بيئة الاختبار وبيئة المحاكاة داخل مجلدات تحمل اسم البيئة التي صدرت منها.

مكان تخزين سجلات الفواتير الإلكترونية

يسمح القسم 5.5 من إرشادات ZATCA التفصيلية بتخزين الفواتير الإلكترونية محليًا داخل المملكة العربية السعودية أو في السحابة، مع مراعاة الأنظمة واللوائح السعودية المعمول بها. المصدر: الإرشادات التفصيلية للفوترة الإلكترونية، القسم 5.5 تتطلب المادة 66(3) من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة الاحتفاظ بالسجلات داخل المملكة، سواء بصورة مادية أو من خلال إتاحة الوصول الإلكتروني إلى الخادم أو قاعدة البيانات المعنية من نقطة وصول داخل المملكة.

المصدر: اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، المادة 66 توضح الأسئلة الشائعة لدى ZATCA أنه عند استخدام خدمة سحابية أو مركز بيانات خارج السعودية، يجب إتاحة الوصول إلى السجلات المعنية من فرع المكلف داخل المملكة. المصدر: الأسئلة الشائعة عن الفوترة الإلكترونية لدى ZATCA

ينص القسم 5.4 من الإرشادات التفصيلية أيضًا على ضرورة إتاحة البيانات المستضافة سحابيًا من خلال رابط مباشر يمكن تقديمه إلى ZATCA لأغراض الفحص. المصدر: الإرشادات التفصيلية للفوترة الإلكترونية، القسم 5.4

إذا كانت استضافة WordPress الخاصة بك خارج السعودية، فراجع كيفية وصول منشأتك إلى السجلات وتقديمها من داخل المملكة. وتشير ZATCA أيضًا إلى احتمال وجود متطلبات إضافية بموجب الأنظمة الأخرى المتعلقة بالأمن السيبراني والبيانات.

حماية السجلات من التعديل والحذف

يحظر القسم 5.6 (الوظائف المحظورة) من الإرشادات التفصيلية لدى ZATCA تعديل الفواتير والإشعارات الإلكترونية الصادرة أو حذفها. كما يحظر تعديل سجلات النظام.

المصدر: الإرشادات التفصيلية للفوترة الإلكترونية، القسم 5.6

عند الحاجة إلى تصحيح فاتورة سبق إصدارها، احتفظ بالفاتورة الأصلية واستخدم الإشعار الدائن المناسب. ولا يُعد حذف المستند القديم من WordPress وسيلة لتصحيح السجل الضريبي.

تتطلب المادة 66 أيضًا تطبيق تدابير وضوابط أمنية مناسبة لمنع العبث بالسجلات الإلكترونية. ويجب أن تظل السجلات متاحة وقابلة للتقديم عند طلبها من ZATCA.

المصدر: اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، المادة 66 ضع هذه المتطلبات في الاعتبار عند إدارة صلاحيات الوصول إلى أرشيف فواتير متجرك والنسخ الاحتياطية الخاصة به.

كيفية حفظ رصيدو لفواتير WooCommerce

يحتفظ رصيدو بكل مستند XML موقع على موقع WordPress الخاص بك، مع أحدث حالة للمستند لدى ZATCA ورسائل التحقق المرتبطة به، بما فيها التحذيرات والأخطاء. ينشئ البرنامج المجاني فاتورة ضريبية مبسطة لكل طلب مدفوع بالريال السعودي (SAR)، بعد إكمال ربط المتجر وتفعيل إعداد «إصدار الفواتير الإلكترونية». ويوقع الفاتورة باستخدام شهادة المتجر، ثم يرسلها إلى واجهة فاتورة البرمجية لدى ZATCA. ومع رصيدو Pro، يحصل الطلب الذي يتضمن رقمًا ضريبيًا صحيحًا للمشتري وبيانات مشتري مكتملة على فاتورة ضريبية يتم التصريح عنها من ZATCA.

عند رد مبلغ إلى العميل، ينشئ رصيدو إشعارًا دائنًا يشير إلى الفاتورة الأصلية. وتبقى الفاتورة الأصلية ضمن سجلات المتجر.

يحتفظ البرنامج أيضًا بعداد الفواتير (ICV) وبصمة الفاتورة السابقة (PIH). وتُنشأ المستندات واحدًا بعد الآخر للمحافظة على تسلسلها.

من المسار WooCommerce > الفوترة الإلكترونية (ZATCA)، يعرض تبويب الفواتير الإلكترونية المستندات وأسباب الرفض التي تعيدها ZATCA. ويمكن لموظفي الحسابات استخدام هذا التبويب لمراجعة مشكلات الإرسال.

يحتفظ رصيدو بالمستندات المخزنة بعد إزالة البرنامج، ما لم تختر صراحة حذف جميع البيانات. لكن هذا السلوك لا يعفي منشأتك من مسؤولية الاحتفاظ بنسخ احتياطية وإتاحة الوصول إلى السجلات طوال المدة النظامية.

خطوات عملية لإدارة أرشيف المتجر

استخدم الفحوصات التالية ضمن أعمال الصيانة الدورية لمتجرك.

1. أنشئ نسخة احتياطية من قاعدة بيانات WordPress والبيانات اللازمة لاستعادة المتجر كاملًا. وتحقق من أن النسخة تتضمن مستندات XML الموقعة، وأحدث حالة لكل مستند لدى ZATCA، ورسائل التحقق المرتبطة به، بما فيها التحذيرات والأخطاء.
2. احتفظ بنسخة احتياطية منفصلة. فقد يؤدي تعطل الاستضافة إلى فقدان النسخة إذا كانت محفوظة على الخادم نفسه فقط.
3. اختبر استعادة النسخة الاحتياطية واسترجاع المستندات القديمة. فالنسخة الاحتياطية تفيدك عندما تستطيع استعادة السجلات منها.
4. راجع تبويب الفواتير الإلكترونية بحثًا عن المستندات المرفوضة. ويسجل رصيدو أسباب الرفض الواردة من ZATCA، ويعيد محاولة الإرسال عند حدوث مشكلات مؤقتة.
5. احتفظ بالإشعارات الدائنة مع الفواتير الأصلية المرتبطة بها. وحافظ على العلاقة بين المبلغ المسترد والطلب الأصلي.
6. راجع الملفات المصدرة للأرشفة قبل الاعتماد عليها للتخزين طويل الأجل.

يتيح رصيدو Pro تصدير أرشيف ZIP يحتوي على ملفات XML الموقعة لأي نطاق زمني تحدده. ويمكن استخدام هذا التصدير ضمن إجراءات أرشفة منفصلة عن موقع WordPress المباشر.

لا يحل تصدير Pro محل سجلاتك المحاسبية الأخرى أو الالتزام بتقديم السجلات عند طلبها من ZATCA.

ما لا تحدده المصادر الرسمية

لا تفرض المصادر الرسمية المذكورة برنامجًا معينًا للنسخ الاحتياطي في WordPress، ولا تحدد عدد مرات ثابتًا لإنشاء النسخ الاحتياطية أو شركة استضافة سحابية بعينها.

ولا تنص هذه المصادر على أن النسخة الاحتياطية لقاعدة بيانات WooCommerce وحدها تفي بجميع التزامات الأرشفة. ويجب على منشأتك مراعاة إمكانية الوصول إلى السجلات وحمايتها وسلامة المستندات ومدة الاحتفاظ المطلوبة.

يحتفظ رصيدو بمستندات XML الموقعة، مع أحدث حالة لكل مستند لدى ZATCA ورسائل التحقق المرتبطة به، بما فيها التحذيرات والأخطاء. أما مدى استيفاء نظام التخزين لديك للمتطلبات كاملة، فيعتمد على الاستضافة وإجراءات النسخ الاحتياطي والالتزامات النظامية ذات الصلة.

توضح هذه المقالة متطلبات ZATCA المنشورة وبعض الإجراءات العملية لإدارة سجلات المتجر. ولا تُعد استشارة قانونية.

المصادر

1. اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، المادة 66. مدد الاحتفاظ بالسجلات، ومتطلبات السجلات العربية، والتخزين الإلكتروني وإمكانية الوصول.
2. لائحة الفوترة الإلكترونية، المادة 4. تطبيق أحكام حفظ السجلات الضريبية على الفواتير والإشعارات الإلكترونية.
3. قرار تطبيق الفوترة الإلكترونية، قرار المحافظ رقم 62738 بتاريخ 23/11/1443هـ. النسخة الإنجليزية الصادرة في مايو 2023. التزامات حفظ السجلات والصيغ الإلكترونية ومتطلبات تصدير ملفات الأرشفة.
4. الإرشادات التفصيلية للفوترة الإلكترونية، الإصدار 2. الأقسام 5.4 و5.5 و5.6 و7.3 المتعلقة بالأمن والتخزين والوظائف المحظورة ومتطلبات الأرشفة.
5. الأسئلة الشائعة عن الفوترة الإلكترونية لدى ZATCA. إجابات الهيئة المنشورة بشأن مدد الاحتفاظ بالسجلات ومكان تخزين البيانات.

النسختان الإنجليزيتان من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة وقرار تطبيق الفوترة الإلكترونية ترجمتان غير رسميتين. ويُعتد بالنص العربي الرسمي عند وجود اختلاف بين النسخ.