متطلبات الإشعار الدائن لدى ZATCA عند رد المبالغ وتعديل الفواتير

عندما ترد مبلغاً إلى العميل أو تخفض قيمة فاتورة ضريبية بعد إصدارها، يجب إصدار إشعار دائن يشير إلى الفاتورة الأصلية ويوضح سبب التعديل. ويخضع الإشعار الدائن لإجراءات ZATCA نفسها المطبقة على الفاتورة الأصلية، وهي الإبلاغ عن الفواتير الضريبية المبسطة والتصريح عن الفواتير الضريبية. ويجب الاحتفاظ بالفاتورة الأصلية دون تعديل.

تنطبق هذه المتطلبات على الإشعارات الدائنة الإلكترونية وفق قواعد المرحلة الثانية (الربط والتكامل) لدى ZATCA. ويجب التعامل مع الإشعار باعتباره مستنداً إلكترونياً مرتبطاً بالفاتورة التي يجري تعديلها.

المصدر: https://zatca.gov.sa/en/e-invoicing/introduction/guidelines/documents/e-invoicing_detailed__guideline.pdf

الحالات التي تتطلب إصدار إشعار دائن

يسجل الإشعار الدائن أي تخفيض على مبلغ سبق إصدار فاتورة به. وتوضح إرشادات الفوترة الإلكترونية التفصيلية الصادرة عن ZATCA أن الإشعارات الدائنة تُستخدم عند رد المبالغ وتصحيح الفواتير الصادرة سابقاً.

في متجر WooCommerce، تحتاج إلى إشعار دائن في الحالات التالية:

• إرجاع العميل منتجاً واسترداد قيمته.
• رد جزء من قيمة الطلب بعد إصدار فاتورته.
• تخفيض مبلغ سبق إصدار فاتورة به نتيجة تصحيح السعر.
• تصحيح فاتورة صادرة من خلال تخفيض قيمتها.

الشرط الأساسي هو وجود فاتورة صدرت بالفعل. ويسجل الإشعار الدائن التعديل مع الاحتفاظ بالمستند الأصلي.

يجب أن يتضمن الإشعار الدائن مرجعاً إلى الفاتورة الأصلية التي يتعلق بها. وتسمح إرشادات ZATCA أيضاً بالإشارة إلى عدة فواتير أصلية عندما يغطي الإشعار أكثر من فاتورة واحدة.

يتبع نوع الإشعار الدائن نوع الفاتورة الأصلية. فالفاتورة الضريبية المبسطة يرتبط بها إشعار دائن مبسط، بينما يرتبط بالفاتورة الضريبية إشعار دائن من النوع المقابل لها.

المصدر: https://zatca.gov.sa/en/e-invoicing/introduction/guidelines/documents/e-invoicing_detailed__guideline.pdf

الحالات التي تتطلب إصدار إشعار مدين

يُستخدم الإشعار الدائن لتخفيض المبلغ المفوتر، بينما يُستخدم الإشعار المدين لزيادته. وتوضح ZATCA أن الإشعارات المدينة تُستخدم لتصحيح الفواتير عندما تستلزم المعالجة زيادة القيمة الأصلية أو مبلغ ضريبة القيمة المضافة. ويتبع كلا النوعين صيغة الفاتورة التي يجري تعديلها.

على سبيل المثال، إذا احتجت إلى تخفيض مبلغ وارد في فاتورة صادرة، فسجل التخفيض بإشعار دائن. أما إذا كان التعديل يتطلب زيادة المبلغ، فالمستند المقابل هو الإشعار المدين.

ينشئ رصيدو إشعارات دائنة عند رد المبالغ في WooCommerce. لا يصدر رصيدو إشعارات مدينة. ولا يوفر WooCommerce إجراءً لإصدار إشعار مدين.

المصدر: https://zatca.gov.sa/en/e-invoicing/introduction/guidelines/documents/e-invoicing_detailed__guideline.pdf

البيانات المطلوبة في الإشعار الدائن لدى ZATCA

الإشعار الدائن مستند ضريبي إلكتروني له بيانات تعريف مستقلة. ويجب أن يشير إلى المعاملة الأصلية وأن يتضمن الحقول المطلوبة بحسب نوع المستند.

تحدد اللائحة التنفيذية وإرشادات الفوترة الإلكترونية التفصيلية لدى ZATCA المعلومات التالية.

مرجع الفاتورة الأصلية

يجب أن يشير الإشعار الدائن إلى الفاتورة التي يجري تعديلها. ويربط هذا المرجع المبلغ المخفض بعملية البيع الأصلية.

يختلف مرجع الفاتورة الأصلية عن معرّف الإشعار الدائن نفسه. فالإشعار الدائن يحتاج إلى بيانات تعريف خاصة به ضمن سجلات الفوترة الإلكترونية.

عند رد مبلغ من طلب في WooCommerce، ينشئ رصيدو إشعاراً دائناً يشير إلى الفاتورة الأصلية. ويبقى الارتباط بين المستندين محفوظاً.

سبب إصدار الإشعار

تشترط ZATCA بيان سبب إصدار الإشعار الدائن أو الإشعار المدين. ويجب أن يصف السبب التعديل الذي أُجري على المعاملة الأصلية.

في حالة رد المبلغ، قد يتعلق السبب بإرجاع البضاعة أو تصحيح القيمة المفوترة. ويُدرج رصيدو سبب رد المبلغ المسجل في WooCommerce داخل الإشعار الدائن، بحيث يكون التوضيح مرتبطاً بالمستند المرسل إلى ZATCA.

المبالغ المعدلة وضريبة القيمة المضافة

يجب أن يعكس الإشعار الدائن التعديل المالي، بما في ذلك المبالغ ذات الصلة وضريبة القيمة المضافة. وعند رد جزء من قيمة الطلب، يتعلق التعديل بالمبلغ المخفض وليس بكامل قيمة البيع الأصلي.

يجب أن تسمح السجلات بتحديد قيمة التعديل وربطها بالفاتورة الأصلية. وتبقى الفاتورة الأصلية محفوظة باعتبارها سجل المبلغ الذي صدرت به أول مرة.

معرّفات المستند وتسلسل الفواتير

تتضمن متطلبات المرحلة الثانية (الربط والتكامل) لدى ZATCA معرّفات تحافظ على تسلسل المستندات الإلكترونية. وهناك حقلان مهمان في هذا السياق:

• قيمة عداد الفواتير (ICV): العداد المرتبط بكل فاتورة أو إشعار يتم إنشاؤه.
• بصمة الفاتورة السابقة (PIH): البصمة التي تربط المستند بالمستند السابق في التسلسل.

تشير البصمة السابقة إلى المستند الإلكتروني السابق الذي أُنشئ ضمن التسلسل. وهي تختلف عن المرجع الذي يربط الإشعار الدائن بالفاتورة الأصلية التي يجري تعديلها.

يُدرج رصيدو كلاً من ICV وPIH في المستندات الموقعة إلكترونياً. كما ينشئ المستندات واحداً تلو الآخر حتى لا تؤدي عمليات إتمام الطلبات المتزامنة في WooCommerce إلى الإخلال بالتسلسل.

المصادر:

• ZATCA، قرار ضوابط ومتطلبات الفوترة الإلكترونية
• ZATCA، الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية

رد جزء من قيمة الطلب يتطلب إشعاراً دائناً

لا يشترط رد كامل قيمة الطلب حتى يصبح الإشعار الدائن مطلوباً. فرد جزء من المبلغ يؤدي إلى تخفيض قيمة سبق إصدار فاتورة بها، ويجب تسجيل هذا التعديل بالإشارة إلى الفاتورة الأصلية مع بيانات ضريبة القيمة المضافة ذات الصلة.

لنفترض أن أحد طلبات WooCommerce يحتوي على عدة منتجات، ثم أعاد العميل منتجاً واحداً واحتفظ بالبقية. في هذه الحالة، تسجل الفاتورة الأصلية قيمة البيع كاملة، بينما يسجل الإشعار الدائن التخفيض المرتبط بالمنتج المرتجع. وتظل عملية البيع المتبقية موثقة من خلال الفاتورة الأصلية والتعديل المرتبط بها.

ينطبق المبدأ نفسه عند رد جزء من مبلغ مفوتر بسبب تصحيح السعر. ويجب أن توضح المستندات قيمة البيع الأصلية والتعديل الذي طرأ عليها.

هناك مستندان يجب الاحتفاظ بهما:

1. الفاتورة الإلكترونية الأصلية التي توضح المبلغ المفوتر عند الإصدار.
2. الإشعار الدائن الذي يوضح قيمة التعديل وسببه.

إذا استلزم الأمر إجراء تعديل آخر لاحقاً، فيجب تسجيله بالمستند المناسب بدلاً من تغيير الفاتورة الأولى. ويبقى كل مستند جزءاً من سجل المعاملة.

تتضمن إرشادات ZATCA التفصيلية مثالاً يعيد فيه المشتري بعض المنتجات من عملية شراء صدرت لها فاتورة. ويصدر البائع في هذه الحالة إشعاراً دائناً يشير إلى الفاتورة الأصلية.

المصدر: https://zatca.gov.sa/en/e-invoicing/introduction/guidelines/documents/e-invoicing_detailed__guideline.pdf

يخضع الإشعار الدائن لإجراءات الفاتورة الأصلية لدى ZATCA

تتعامل المرحلة الثانية (الربط والتكامل) مع الفواتير الضريبية المبسطة والفواتير الضريبية بإجراءات مختلفة. وينطبق هذا الاختلاف أيضاً على الإشعارات الدائنة المرتبطة بكل نوع.

ينشئ نظام الفوترة الإشعار الدائن المبسط ويوقعه إلكترونياً، ثم يبلغ عنه إلى ZATCA. أما الإشعار الدائن المرتبط بفاتورة ضريبية، فيخضع لإجراء التصريح، حيث تتحقق ZATCA من المستند قبل تقديمه إلى المشتري.

يتحدد الإجراء وفق نوع الفاتورة الأصلية. ولذلك يجب أن يميز نظام الفوترة في متجرك بين الفواتير الضريبية المبسطة والفواتير الضريبية.

المصدر: https://zatca.gov.sa/en/e-invoicing/introduction/guidelines/documents/e-invoicing_detailed__guideline.pdf

لا تعدل الفاتورة الأصلية أو تحذفها

بعد إصدار الفاتورة الإلكترونية، يجب الاحتفاظ بها كما صدرت. فتعديل المستند الأصلي بعد رد مبلغ يستبدل سجل القيمة التي تمت فوترتها في البداية، بينما يؤدي حذفه إلى إزالة ذلك السجل.

تصنف ZATCA حذف الفواتير الإلكترونية الصادرة أو تعديلها ضمن المخالفات. وتوجه إرشاداتها المكلفين إلى إصدار إشعار دائن أو إشعار مدين مناسب عندما يلزم تعديل مبلغ سبق إصدار فاتورة به.

يؤثر هذا الأمر أيضاً في تسلسل المستندات الإلكترونية، إذ يحمل كل مستند عداده وبصمته الخاصة. وقد يؤدي استبدال فاتورة سابقة إلى التأثير في السجلات المرتبطة بها.

احتفظ بالفاتورة الأصلية وبمستند التعديل المرتبط بها. فلكل منهما وظيفة مختلفة في توثيق المعاملة.

المصادر:

• ZATCA، مخالفات الفوترة الإلكترونية وغراماتها
• ZATCA، الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية (القسمان 4.3 و6.5)

طريقة تحويل المبالغ المستردة في WooCommerce إلى إشعارات دائنة باستخدام رصيدو

يسجل WooCommerce المبالغ المستردة ضمن الطلبات المرتبطة بها. ويربط رصيدو عمليات رد المبالغ هذه بإصدار الإشعارات الدائنة الإلكترونية المطلوبة لدى ZATCA.

في المتجر الذي يستخدم الإضافة المجانية، تجري العملية على النحو التالي:

1. يحصل طلب WooCommerce المدفوع على فاتورة ضريبية مبسطة إلكترونية.
2. يوقع رصيدو الفاتورة، وينشئ رمز QR، ويبلغ عنها إلى ZATCA في الخلفية.
3. عند رد مبلغ من الطلب، ينشئ رصيدو إشعاراً دائناً يشير إلى الفاتورة الأصلية.
4. يتضمن الإشعار الدائن سبب رد المبلغ، ويتبع التسلسل المطلوب للمستندات.
5. يرسل رصيدو الإشعار الدائن إلى ZATCA من خلال إجراء الإبلاغ.

يستخدم رصيدو نظام Action Scheduler في WooCommerce لإرسال المستندات في الخلفية. وعند حدوث مشكلات في الشبكة أو انقطاع خدمة ZATCA، يعيد محاولة الإرسال على مدى ساعات ضمن مهلة الإبلاغ المحددة.

إذا كانت حالة المستند مرفوضة من ZATCA، يظهر سبب الرفض في تبويب الفواتير الإلكترونية. ويضيف رصيدو أيضاً ملاحظة إلى الطلب حتى تكون المشكلة ظاهرة داخل WooCommerce.

الإشعارات الدائنة للفواتير الضريبية متاحة في النسخة الاحترافية

تصدر الإضافة المجانية فواتير ضريبية مبسطة والإشعارات الدائنة المرتبطة بها. وتضيف النسخة الاحترافية من رصيدو إصدار الفواتير الضريبية لمعاملات الشركات.

عندما يدخل المشتري رقماً ضريبياً صالحاً لشركته وبيانات المنشأة المطلوبة عند إتمام الطلب، يحصل الطلب على فاتورة ضريبية تُرسل إلى ZATCA للتصريح. وعند رد مبلغ من تلك الفاتورة، يصدر إشعار دائن يخضع لإجراء التصريح بدلاً من الإبلاغ المخصص للفواتير الضريبية المبسطة.

الطلبات القديمة تحتاج إلى مراجعة مستقلة

قد لا يحتوي الطلب الذي أُنشئ قبل ربط المتجر مع ZATCA على فاتورة إلكترونية. وينطبق ذلك أيضاً على المبالغ التي رُدت قبل تفعيل إصدار الإشعارات الدائنة الإلكترونية.

تتضمن النسخة الاحترافية من رصيدو تقريراً للفواتير الإلكترونية المفقودة. ويحدد التقرير الطلبات المدفوعة التي لا تحتوي على فاتورة إلكترونية، والمبالغ المستردة التي لا ترتبط بإشعار دائن.

يساعد التقرير على إصدار المستندات المفقودة على دفعات. لكنه لا يغير التاريخ الأصلي للمعاملة، ولا يلغي أي التزام كان سارياً في موعد إصدار المستند.

اطلع على ميزات الإشعارات الدائنة لمعرفة طريقة معالجة المبالغ المستردة في WooCommerce.

الاحتفاظ بالفاتورة الأصلية والإشعار الدائن معاً

يخزن رصيدو مستندات XML الموقعة إلكترونياً وردود ZATCA على موقع WordPress الخاص بمتجرك. ويمكنك الرجوع إلى طلب WooCommerce والمستندات الإلكترونية المرتبطة به لمراجعة أي تعديل ناتج عن رد مبلغ.

يعرض تبويب الفواتير الإلكترونية حالة الإرسال ومعلومات الرفض. كما يحتفظ رصيدو بالمستندات الصادرة عند إلغاء تثبيت الإضافة، ما لم يختر مالك المتجر صراحة حذف جميع البيانات.

احتفظ بسجلات الفوترة بحيث يمكن الرجوع إليها عند المراجعة. فالفاتورة الأصلية والإشعار الدائن يوثقان جانبين مختلفين من المعاملة، وكلاهما مطلوب لتتبع التعديل.

المصادر

1. ZATCA، الدليل التفصيلي للفوترة الإلكترونية، مايو 2023، الأقسام 2.5 و2.6 و4.3 و6.4 و6.5
2. ZATCA، الضوابط والمتطلبات والمواصفات الفنية والقواعد الإجرائية اللازمة لتنفيذ أحكام لائحة الفوترة الإلكترونية، تحديث مايو 2023، الملحق 2
3. ZATCA، لائحة الفوترة الإلكترونية، المادة الرابعة
4. ZATCA، مخالفات الفوترة الإلكترونية والغرامات، 16 نوفمبر 2021
5. ZATCA، الأسئلة الشائعة عن الفوترة الإلكترونية (تعديل الفاتورة الصادرة أو إلغاؤها)